Bez procesa digitalizacije papirnate elektro dokumentacije danas je nemoguće kvalitetno voditi sustav održavanja firme te osigurati pouzdanosti pogona i postrojenja. Hrpa izmjena koje se rade tijekom izgradnje ili održavanja sustav evidentira se samo na papiru i vrlo rijetko se mijenja originalna dokumentacija. Nakon promjene djelatnika unutar firme takvi dokumenti na papiru se često zagube i te predstvalja veliki problem.
Stoga je važno uvijek zadnje verzije papirnatih dokumenata digitalizirati. Prednosti digitalizacije dokumenata su nemogućnost njihova gubljenja i uništavanja te izdavanja bilo kakvog dokumenta bez autorizacije odgovorne osobe, veća učinkovitost djelatnika, brzo i jednostavno pretraživanje dokumenata i mogućnost ograničenja prava pristupa dokumentima.
Prednosti elektronske dokumentacije:
- brzi i lak pristup informacijama
- brzo pronalaženje karakteristika uređaja
- brzo pronalaženje kvara
- kraći vremenski zastoji postrojenja
